Condiciones Generales de la Política
Los datos recolectados de clientes, proveedores y accionistas que se encuentran depositados en los formatos destinados para la inscripción de clientes, proveedores, accionistas, establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad, serán de tipo comercial para contacto y para el cumplimiento del objeto social de la compañía y no serán de carácter sensible. Cada formato permanecerá bajo custodia de cada responsable de proceso como se determina en los procedimientos.
No se recolectarán datos sobre el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición. Ni tampoco los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Se tomarán los datos generales de menores de edad únicamente con el fin de realizar la organización de la fiesta de fin de año destinada para los hijos de los empleados, previa autorización expresa y escrita por parte del Representante Legal del menor. Dicha información será acerca del nombre y edad y estará en custodia del Especialista Responsable de Recurso Humano de C.I. Acepalma S.A. y Solutrans S.A.S. con restricción de acceso a los demás empleados de las compañías. De igual forma, no se realizará publicación externa por ningún funcionario de las fotos tomadas en eventos sociales de las compañías sin autorización expresa de los empleados y/o representantes legales de los menores. La autorización por parte del representante legal del menor para la recolección de datos y toma de fotografías se registrará en el formato GC-FR-17 Autorización para recolección de datos y fotografías de menores de edad.
No está permitida la divulgación, distribución o transferencia de los datos personales de empleados, clientes, proveedores y accionistas tales como número celular personal, teléfono fijo de domicilio o de familiares, dirección de domicilio o cualquier otro dato personal sin previa autorización expresa del titular. El único contacto autorizado será el suscrito como contacto de emergencia si fuera necesario y lo realizará el Especialista Responsable de Recurso Humano o quien éste delegue para tal fin.
El correo electrónico corporativo es de uso exclusivo para fines laborales, por lo tanto, no debe utilizarse para remitir información de carácter publicitario como ofertas, eventos, información de afiliaciones, convenios, promoción de productos, etc., que no tengan que ver con el objeto social de las compañías o el bienestar social de los empleados.
El control del acceso a SAP de C.I. Acepalma S.A. y Solutrans S.A.S.; así como, el acceso a la red y manejo de internet está reglamentado bajo la GI-PO-04 Política de Seguridad de la Información.
El acceso a la corrección, adición y supresión de datos personales es exclusivo del Oficial de Protección de Datos Personales. Solo se realizará modificación, supresión o eliminación cuando el titular realice la petición expresa por escrito; dicha petición será atendida por el Oficial de Protección de Datos de acuerdo con el numeral 16 del presente programa. De ser recibida por cualquier empleado de C.I. Acepalma S.A. o Solutrans S.A.S., éste deberá informar de forma inmediata y por medio de correo electrónico al Oficial para realizar el trámite correspondiente.
